bKV einführen: In sechs Schritten zur betrieblichen Krankenversicherung
Eine bKV ist in wenigen Wochen eingeführt. Entscheidend ist weniger der Vertrag als die Einführung im Team: Nur eine bKV, die alle kennen und verstehen, wirkt.
- Möglich in der Regel ab 5 Mitarbeitenden.
- Versichert werden alle oder eine objektiv abgrenzbare Gruppe, etwa alle nach der Probezeit.
- Keine Gesundheitsfragen, Start meist zum nächsten Monatsersten.
- Bei Betriebsrat: Die Ausgestaltung ist mitbestimmungspflichtig.
- Typische Dauer von der Analyse bis zum Start: 3 bis 6 Wochen.
Voraussetzungen
- Mindestgröße: Gruppenverträge sind in der Regel ab 5 Mitarbeitenden möglich.
- Personenkreis: Alle Beschäftigten oder eine nach objektiven Kriterien abgegrenzte Gruppe, zum Beispiel nach Betriebszugehörigkeit, Standort oder Tätigkeit. Der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz ist zu beachten.
- Krankenversicherung: Die Mitarbeitenden sind gesetzlich oder privat krankenversichert. Die bKV kommt hinzu.
- Arbeitgeber zahlt: Für den steuerfreien Sachbezug ist der Arbeitgeber Versicherungsnehmer und zahlt die Beiträge.
Der Ablauf in sechs Schritten
- Analyse (Woche 1)Wir rechnen mit Ihren Zahlen: Kosten nach Steuern, Fehlzeiten, Fluktuation, Vergleich mit einer Gehaltserhöhung.
- Konzept (Woche 1–2)Budget, Personenkreis, Beginn und eventuelle Zusatzbausteine festlegen.
- Angebot und Entscheidung (Woche 2–3)Verbindliches Angebot, bei Bedarf Abstimmung mit Betriebsrat und Steuerberatung.
- Vertrag und Meldung (Woche 3–4)Gruppenvertrag abschließen, Mitarbeiterliste melden. Keine Gesundheitsfragen.
- Einführung im Team (Woche 4–5)Kick-off vor Ort oder online, kurze Unterlagen, Hilfe bei der App, auf Wunsch auf Englisch oder Türkisch.
- Start und BetreuungSchutz beginnt meist zum Monatsersten. Danach: Ansprechpartner für Fragen, jährliche Auswertung der Nutzung.
Was gilt mit Betriebsrat?
Ob ein Arbeitgeber eine bKV einführt und wie viel Geld er dafür bereitstellt, entscheidet er selbst. Wie die Leistung verteilt wird, etwa welcher Personenkreis welches Budget erhält, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG. In der Praxis wird das in einer Betriebsvereinbarung festgehalten. Betriebsräte stehen der bKV meist positiv gegenüber, weil sie allen Beschäftigten zugutekommt.
Arbeitsrechtliche Zusage
Den Mitarbeitenden wird die bKV schriftlich zugesagt, zum Beispiel per Informationsschreiben oder Ergänzung zum Arbeitsvertrag. Darin steht, wer versichert ist, ab wann und was beim Ausscheiden passiert. Die genaue Formulierung stimmen Sie am besten mit Ihrer arbeitsrechtlichen Beratung ab.
Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung erfasst den Beitrag monatlich als Sachbezug und prüft die 50-€-Freigrenze zusammen mit anderen Sachbezügen. Details: bKV Steuer.
Kommunikation: Der unterschätzte Erfolgsfaktor
- Kick-off: 30 Minuten mit konkreten Beispielen statt Tarifbedingungen.
- Ein-Seiten-Info: Was ist versichert, wie reiche ich ein, wen frage ich?
- Erinnerungen: Zum Beispiel vor dem Jahreswechsel, damit das Budget genutzt wird.
- Mehrsprachig: Für internationale Teams auf Englisch oder Türkisch.
Ein- und Austritte
Neue Mitarbeitende werden einfach nachgemeldet, ohne Gesundheitsfragen. Wer das Unternehmen verlässt, scheidet aus dem Gruppenvertrag aus. Je nach Tarif kann der Schutz privat weitergeführt werden.
Checkliste für Arbeitgeber
- Ziel klären: Recruiting, Bindung, Fehlzeiten oder alles zusammen?
- Budget festlegen und mit anderen Sachbezügen abgleichen
- Personenkreis und Beginn definieren (ab Tag eins oder nach Probezeit)
- Betriebsrat einbinden, falls vorhanden
- Steuerberatung bzw. Lohnbüro informieren
- Zusage an die Mitarbeitenden formulieren
- Kick-off-Termin planen
- Jährliche Auswertung vereinbaren
Häufige Fragen
Ab wie vielen Mitarbeitenden ist eine bKV möglich?
Gruppenverträge sind in der Regel ab 5 Mitarbeitenden möglich.
Wie lange dauert die Einführung einer bKV?
Von der Analyse bis zum Versicherungsbeginn meist 3 bis 6 Wochen. Der Schutz beginnt in der Regel zum nächsten Monatsersten.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Über das Ob und das Budget entscheidet der Arbeitgeber. Die Verteilung, also wer welche Leistung erhält, ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG mitbestimmungspflichtig.
Dürfen nur bestimmte Mitarbeitende versichert werden?
Ja, wenn die Gruppe nach objektiven Kriterien abgegrenzt ist, etwa alle Beschäftigten nach der Probezeit oder alle an einem Standort. Willkürliche Auswahl verstößt gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz.
Können Auszubildende, Teilzeitkräfte und Minijobber versichert werden?
Ja, sie können zum versicherten Personenkreis gehören. Bei Minijobs zählt ein steuer- und beitragsfreier Sachbezug nicht zum Verdienst.
Quellen
- § 87 BetrVG, Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats (Abs. 1 Nr. 10)
- § 8 EStG, Sachbezugsfreigrenze von 50 € im Monat (Abs. 2 Satz 11)
Was kostet die bKV für Ihr Unternehmen?
Wir rechnen mit Ihren eigenen Zahlen: Kosten nach Steuern, Vergleich mit einer Gehaltserhöhung, Break-even bei Fehlzeiten und Fluktuation. Kostenlos, meist innerhalb von zwei Werktagen.
Für Neuabschlüsse bis 31.12.2026 gelten die heutigen Konditionen, ab 2027 sind in einigen Branchen Zuschläge vorgesehen.